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A implantação do SPED permite que informações contábeis, fiscais e previdenciárias, até então armazenadas em papel, sejam substituídas por dados digitais, trazendo vantagens como agilidade e confiabilidade para o contribuinte e para o governo. Conheça as variações do SPED e como ele impacta sua empresa.

Mesmo que todo empreendedor esteja focado na atividade principal do seu negócio, ainda é preciso cuidar de algumas formalidades, principalmente no que diz respeito à contabilidade da empresa.

Um dos assuntos mais discutidos atualmente é o SPED e suas variações: SPED Contábil, SPED Fiscal, Nota Fiscal Eletrônica, EFD Contribuições e etc. Neste artigo, vamos esclarecer alguns pontos sobre cada um deles e como afetam a contabilidade da sua empresa.

Se você é transportadora de cargas ou contador, saiba tudo sobre o DT-e, Documento Eletrônico de Transporte, que faz parte do programa de desburocratização e promete simplificar a emissão e o controle de documentos fiscais em 2019.

O que é SPED

SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital, que surgiu como uma solução tecnológica para padronizar e oficializar as arquivos digitais nas escriturações fiscal e contábil.

Simplificando, podemos dizer que o SPED é um software disponibilizado pela Receita Federal para que todas as empresas possam manter e enviar seus Livros Fiscais, Demonstrações Contábeis e informações previdenciárias gerados a partir da escrituração.

Os arquivos são validados através da assinatura digital e transmitidos pela internet aos órgãos de registro e aos Fiscos de diferentes esferas.

Quais são os objetivos do Sped

O objetivo principal do programa é a integração dos fiscos federal, estadual e municipal, através da padronização e compartilhamento das informações contábeis. Assim, busca-se a redução de custos com armazenamento de documentos e também se diminui os encargos com obrigações acessórias.

Os diferentes tipos de Sped

Veja quais são os diferentes tipos de Sped e como cada um deles afeta sua empresa:

1. Sped Contábil

O Sped Contábil substitui os Livros Diário, Razão e/ou Balancete Diário. Neste caso, ao contrário de fazer os livros físicos, em papel, a empresa apresenta apenas 1 arquivo digital, a ECD – Escrituração Contábil Digital.

Segundo a Instrução Normativa RFB nº 787 de 19 de novembro de 2007, eram obrigadas a participar do Sped Contábil apenas as empresas com tributação pelo lucro real.

Entretanto, a partir de 01/01/2014, as empresas tributadas com base no lucro presumido, também ficaram obrigadas a entrega do ECD – Escrituração Contábil Digital.

Em resumo, todas as empresas com exceção das optantes pelo Simples, estão obrigadas a transmitir a ECD.

Você pode baixar o Manual de Orientação da ECD – Escrituração Contábil Digital no site da Receita Federal, clicando aqui.

2. Sped Fiscal

Também chamado de EFD (Escrituração Fiscal Digital) é o arquivo digital que informa todos os documentos fiscais do período em que são apurados o IPI e o ICMS. Representa a escrituração fiscal da empresa e deve ser apresentado conforme previsto na legislação.

Empresas contribuintes do IPI e ICMS, exceto alíquotas dispensadas (que variam por Estado), devem apresentar o Sped Fiscal. Ou seja, ao invés de fazer os livros de Entradas e Saídas para apuração de ICMS e IPI, com o Sped Fiscal tudo vira digital.

Vale lembrar que o programa Fcont – Programa Validador e Assinador , fornecido pelo próprio SPED, valida informações e verifica campos com preenchimento incorreto antes do envio dos dados pela internet. Você pode baixar o arquivo no próprio site do Sped.

O site da Receita Federal também disponibiliza um Guia Prático da EFD (Escrituração Fiscal Digital), que você pode baixar aqui.

3. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A emissão de Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória para empresas que exercem determinadas atividades, em especial para contribuintes do ICMS e IPI.

Mesmo que a obrigatoriedade dependa em muito da legislação estadual, salvo algumas exceções, é muito provável que sua empresa também esteja obrigada a emitir a NFe. E, mesmo se não estiver, vale a pena evitar multas e outros problemas aderindo ao programa de forma facultativa.

Para saber se a sua empresa está entre as exceções, ou seja, entre aquelas que ainda não são obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é essencial verificar com o seu contador, pesquisar na SEFAZ do seu Estado ou ainda, pesquisar no Protocolo ICMS 10/07, disponibilizado pela Receita Federal.

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Leia também: Como emitir NFe: tudo o que você precisa saber

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Para emitir Notas Fiscais Eletrônicas, você precisa realizar a opção junto a SEFAZ do seu estado, adquirir um Certificado Digital para o seu CNPJ e ter um sistema para emissão de Notas Fiscais Eletrônicas.

É importante salientar que a SEFAZ do seu Estado disponibiliza um software gratuito para emitir NFe, porém, este software não vai salvar seus dados como cadastro de produtos, estoque e clientes. Ou seja, o tempo gasto no preenchimento no software gratuito da SEFAZ é 6 vezes maior do que utilizando o seu próprio sistema, onde você emite suas Notas Fiscais em segundos.

4. NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

O EFD Contribuições chegou para substituir o DACON, a declaração que demonstra os cálculos de PIS e COFINS, demonstrando o valor da Contribuição Previdenciária sobre a Receita. Neste caso, tanto as empresas tributadas com base no lucro real, quanto no lucro presumido, estão obrigadas.

Porém é preciso checar com sua associação de classe se a sua empresa está entre os setores que sofrerem substituição tributária, trocando o pagamento da Contribuição do INSS sobre os salários dos funcionários pela Contribuição Previdenciária sobre a Receita.

Você pode conferir as dúvidas mais frequentes sobre o EFD Contribuições no site da Receita Federal, clicando aqui.

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E então, sua empresa já aderiu ao Sped e seus diferentes tipos? Você tem utilizado um sistema próprio pra enviar dados e controlar tudo com mais facilidade?  Deixe seu comentário!

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