Será que minha empresa precisa mesmo investir em um sistema de gestão ou ERP? Se você está em dúvida, faça o checklist conferindo estes 5 sinais.
Integrar os setores e informações do seu negócio é a solução para eliminar perdas de tempo com atividades operacionais repetitivas e concentrar esforços nas metas e resultados.
Outra vantagem é a assertividade na hora de fazer escolhas e decidir os rumos da sua gestão com inteligência.
Mas alguns empreendedores ainda tem dúvidas se chegou a hora de investir em um sistema de gestão, se a implantação de um software próprio vai trazer muitas mudanças e até pensam que o investimento é muito alto para eles.
Seja qual for a sua dúvida, faça um checklist por si mesmo e veja se algum destes 5 sinais lhe é bem conhecido:
1. Muitas planilhas para analisar e conferir
Principalmente quando chega no final do mês é que os setores da empresa e suas equipes precisam parar tudo e conferir planilhas, lançar dados e checar informações para entregar aos administradores.
Este é geralmente um trabalho imenso e que toma um tempo considerável do setor administrativo. Tanto que, muitas vezes, o gestor até desiste de conferir as informações a fundo porque o cruzamento de dados apresenta falhas.
Se você precisa acionar vários departamentos para gerar relatórios e os seus funcionários precisam de um tempo para entregar as informações solicitadas, está na hora de concentrar tudo num único sistema.
Assim, em apenas alguns cliques, você tem as informações de que precisa, em tempo real, para tomar as decisões sobre o seu negócio sem errar.
O que o sistema de gestão faz
Une todas as informações da empresa em um único local, faz o cruzamento de dados em tempo real e gera relatórios personalizados para cada departamento. Ou seja, quanto o setor financeiro quiser saber quanto o setor de compras movimentou, não haverá riscos de erros.
2. O estoque virou dor de cabeça
Então você decide fazer um inventário manual de estoque e pronto: descobre que a quantidade e a variedade de itens disponíveis não bate com a planilha.
Neste momento, começa aquela longa busca para descobrir onde foi que o erro aconteceu.
- Será que alguém esqueceu de lançar alguma informação na planilha?
- Será que as fórmulas de cálculo automático da planilha tem com erros graves?
- Acabou a anergia de repente, o telefone tocou ou alguma coisa aconteceu e esqueceram de salvar a planilha atualizada antes de sair?
- Ou será que nunca nenhum dado informado bateu de verdade com o estoque físico?
Muitas vezes falta mercadoria para vender ou então sobram itens que não tem saída e quase ninguém percebe. Este é um sintoma da falta de automatização do controle de estoque.
O que o ERP faz
Com um ERP, você pode planejar as vendas e focar na capacidade produtiva da empresa. As chances de acontecerem erros no controle de estoque diminui muito ou simplesmente deixa de existir.
Isso ocorre porque cada vez que chegam materiais, os dados das notas fiscais são lançados no sistema que contabiliza tudo. Então, a cada venda, automaticamente o sistema de gestão dá baixa no estoque e atualiza a quantidade de itens automaticamente.
3. Demonstrativos financeiros que não são confiáveis
Quando o setor financeiro resolve verificar a saúde financeira do negócio, o que acontece com mais frequência na sua empresa: sempre falta dinheiro? Ou sempre sobra dinheiro?
Se falta dinheiro, onde ele foi parar? E se sobra dinheiro, porque algumas contas ainda estão em aberto? Difícil entender, não é?
Mas isto é o simples resultado de demonstrativos financeiros que contém erros de lançamento, por isso não batem, não são fidedignos e acabam induzindo a erros graves.
O que o sistema de gestão faz
Com o ERP, toda a movimentação financeira é automatizada e os erros de lançamento por conta, setor ou outros deixa de existir.
O sistema de gestão calcula impostos automaticamente, organiza seu calendário de contas a pagar e a receber e muito mais. Isso tudo torna a gestão das finanças muito mais fácil, ágil e confiável.
4. O negócio cresceu, mas as pessoas continuam fazendo as mesmas coisas
É importante considerar a aquisição de um ERP de solução integrada é quando a empresa demonstra crescimento, seja no aumento significativo das vendas ou na aquisição de nova filial, por exemplo. Nestes casos, será preciso controlar tudo mais de perto e tomar decisões muito mais rápidas sem errar.
Outro grande erro é quando o negócio começa a deslanchar, mas as pessoas continuam fazendo as mesmas coisas, do mesmo jeito. Ou seja, a organização interna da empresa não acompanha as mudanças.
Por exemplo: você tem mais pessoas no atendimento do que em campo vendendo? Isto quer dizer que muitos funcionários estão inserindo pedidos no sistema, processando o faturamento, gerando notas e enviando ou entregando as mercadorias.
Então, esta pode ser a hora de automatizar a parte burocrática da empresa com um sistema de gestão e investir em mais vendedores.
Para complementar a informação: se você ainda emite notas fiscais pelo emissor gratuito da SEFAZ, não deixe de ler este artigo: Saiba tudo sobre o fim do emissor gratuito de NFe da Sefaz
5. É difícil planejar qualquer coisa
Você quer prever as vendas do próximo trimestre, planejar os investimentos dos próximos seis meses, mas não tem informações suficientes pra isso?
Como poderá planejar o futuro sem conseguir comparar as informações do passado?
Este é mais um sinal de que você precisa de um sistema de gestão. Além de arquivar informações estratégicas para a gestão do seu negócio, o ERP também é capaz de fazer projeções com base nos relatórios gerenciais da sua empresa.
Tudo graças a integração e automatização de todos os setores, que faz com que eles trabalhem em perfeito alinhamento.
E então, depois deste 5 sinais, você está entre os empreendedores que precisam investir em um sistema de gestão? Se a resposta for positiva, não deixe de conhecer melhor o SBGestor, uma ferramenta inteligente, simples de usar e implementar, que tem um custo muito acessível para ajudar você a fazer seu negócio decolar.
O que achou das dicas deste artigo? Gostaria de incrementar com mais ideias e experiências? Deixe seu comentário!
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