A gestão das contas a pagar da empresa muitas vezes se transforma em um desafio para os empreendedores. Mas deixar essa tarefa tão importante pra depois não é o melhor caminho.
Administrar bem as contas a pagar faz a diferença até no tempo de vida do negócio. Por isso, não importa o tamanho da empresa ou o tempo de existência. Mesmo se for preciso começar agora, faça acontecer com estes 4 passos.
Não há como ser diferente: a manutenção das atividades de uma empresa, por si só, sempre gera contas a pagar.
Seja para a compra de máquinas, equipamentos, mercadorias ou até o pagamento de aluguéis, funcionários e empréstimos, é preciso assumir compromissos financeiros com terceiros e mantê-los em dia.
Administrar as contas a pagar da empresa pode ser mais simples
Independentemente do fluxo de entradas de dinheiro, as contas a pagar da empresa deverão ser quitadas nas datas acordadas pois isso evita multas, juros e outros contratempos que só trazem trabalho extra para a gestão.
Confira, a seguir, os 4 passos que selecionamos para você organizar e administrar as contas a pagar da empresa com eficiência:
1. Separe as contas pessoais das contas da empresa
Ainda é comum que em algumas micro e pequenas empresas o dinheiro dos sócios e do negócio se misturem, fazendo com que um acabe pagando as contas do outro. Por isso, antes de mais nada é importante separar as contas das pessoas físicas das contas da pessoa jurídica.
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Os recursos financeiros da empresa devem ser usados exclusivamente para a manutenção do negócio, evitando assim um grande descontrole nas contas a pagar da empresa. Conforme o tempo vai passando, usar o dinheiro do caixa para pagar despesas particulares pode desequilibrar as finanças completamente.
Esse cuidado com a separação dos gastos evita problemas contábeis, facilita a gestão financeira da empresa e ainda agiliza muito a Declaração do Imposto de Renda.
2. Organização é a chave
Tudo começa com um bom controle dos documentos da empresa, incluindo as Notas Fiscais de compra de mercadorias.
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica e o uso de planilhas ajudam a melhorar o controle das contas a pagar da empresa no departamento financeiro, dando o tempo hábil necessário para programar os pagamentos.
Quando as contas chegam ao setor financeiro, é hora de organizá-las em pastas e emitir relatórios de controle. Isso ajuda a ter nas mãos um ‘mapa’ da situação do negócio para a tomada de decisões futuras.
Se você já possui um software de gestão empresarial, a tarefa de organização das contas acontece automaticamente, deixando seu tempo mais livre para planejar as estratégias de crescimento.
É importante lembrar que, quando se trata de impostos e taxas, se a data de vencimento cair em um feriado ou final de semana, o pagamento deve ser feito sempre no dia anterior e nunca no próximo dia útil. Se esta tarefa de recolher impostos, por acaso, for passada ao contador da empresa, não esqueça de pedir a prestação de contas todo mês.
A organização das contas a pagar da empresa ajuda na conferência do caixa e ainda evita que sejam feitos pagamentos em duplicidade (ou para o fornecedor errado). Se os papéis estiverem desorganizados, fica difícil até mesmo identificar possíveis erros em tempo hábil.
3. Evite pagamentos em atraso
Como você sabe, os pagamentos em atraso geram multas e juros, acrescentando um valor não programado a mais, além da própria conta que estava em aberto.
O sistema de gestão empresarial ajuda neste controle, cruzando dados em tempo real, emitindo relatórios e impedindo falhas por puro esquecimento ou por falta de programação na agenda de contas a pagar.
Se existirem contas em atraso, não espere o fornecedor lhe procurar. Entre em contato com ele, demonstrando preocupação em quitar a dívida e negocie juros e multas.
4. Controle o fluxo de caixa com a ajuda do software de gestão empresarial
O registro adequado de todas as operações da empresa é que faz uma boa gestão financeira e de contas a pagar.
O Fluxo e Caixa é uma excelente ferramenta para isto e que, aliado a um software de gestão empresarial, garante controle absoluto de todo dinheiro que entra e sai da empresa – até os valores mais irrisórios, garantindo tranquilidade na sua gestão.
No Fluxo de Caixa, é possível conferir todos os recursos gerados pelas atividades da empresa, assim como tudo o que está saindo no pagamento de fornecedores, funcionários, pequenas despesas, investimentos e outros.
Através dele, tem-se à disposição uma análise da situação financeira do negócio e mais: é possível descobrir quais são as épocas de maior ou menor fluxo de dinheiro. Assim, fica mais fácil programar o pagamento das contas da empresa sem esquecimentos, nem surpresas.
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E você, conhece outra dica para organizar as contas a pagar da empresa? Gostaríamos de saber sua opinião. Deixe seu comentário! E se você acredita que este artigo pode ajudar alguém, compartilhe logo abaixo.
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