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A Nota Fiscal Eletrônica foi criada para modernizar o processo de emissão de notas fiscais, agilizar a fiscalização do governo e eliminar, gradativamente, os modelos tradicionais de papel no país. Se a sua empresa está se preparando para encarar a modernidade agora, veja tudo o que você precisa saber sobre como emitir NF-e.

A emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é obrigatória apenas para as empresas contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e/ou do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e que exercem determinadas atividades.

Atualmente, a NF-e substitui a chamada Nota Fiscal modelo 1 ou 1A, que é utilizada nas transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.  Também pode ser utilizada para substituir a Nota Fiscal de Produtor, modelo 4.

Mas, essa obrigatoriedade será estendida, aos poucos, a todas as empresas – e você pode aderir voluntariamente mesmo se a sua empresa ainda não pertence a lista de atividades obrigatórias. Você pode conferir a lista de atividades no Portal da NF-e e descobrir se sua empresa já está obrigada a emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

Como emitir NF-e na sua empresa

Para emitir Nota Fiscal Eletrônica na sua empresa, é preciso, antes de mais nada, fazer o credenciamento nos órgãos competentes e obter a certificação. Veja um passo a passo:

Passo 1 – Credenciamento na Secretaria da Fazenda

Realize o credenciamento da sua empresa na Secretaria da Fazenda do estado onde sua empresa está instalada. Como o cadastro varia de um estado para outro, é importante se informar sobre a documentação exigida e, sempre que possível, checar com o seu contador todos os detalhes sobre a legislação local.

Ao fazer o credenciamento, você pode optar pela modalidade “Em homologação”. Isto significa que você estará em treinamento e que as Notas Fiscais Eletrônicas que emitir não serão oficiais, mas apenas como “teste” até que tenha condições de emitir NF-e com segurança. Depois desta fase, você entra na modalidade “Em produção”, ou seja, a partir de agora, sua empresa estará emitindo NF-e oficiais para todos efeitos legais e fiscais.

Passo 2 – Obter um Certificado Digital

Para ter validade jurídica e comprovar sua autenticidade, a Nota Fiscal Eletrônica precisa ter uma assinatura digital. Para isso, é preciso que você adquira um Certificado Digital junto a uma Autoridade Certificadora Habilitada, credenciada pela Receita Federal.  Você pode conferir uma lista delas nesta página da Receita Federal.

Passo 3 – Instale um software para gerar Notas Fiscais Eletrônicas

Alguns estados disponibilizam sistemas no próprio site das Secretarias da Fazenda. Porém, muitos deles não são eficazes ou “travam” durante a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas.

Atualizando: o sistema emissor gratuito da SEFAZ-SP foi descontinuado em 04/08/2017

Isto significa que, você precisa alimentar todos os dados a cada emissão, mesmo que emita várias notas para um mesmo cliente e, na hora de salvar os documentos, será preciso repetir a digitação novamente com muita atenção para não errar e acabar sendo multado.

A boa notícia é que os sistemas de gestão empresarial emitem NF-e e ainda cuidam de todos os dados da sua empresa com praticidade e a custos bastante atrativos, já que é possível adaptar o software de gestão de acordo com as necessidades e o tamanho do seu negócio.

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Tipos de Nota Fiscal Eletrônica

Atualmente, existem 3 tipos de NF-e, cada um deles próprio para substituir determinados documentos de papel. São elas:

• NF-e: substitui as notas fiscais modelo 1/1A nas operações de venda e prestação de serviços onde há recolhimento de ICMS e/ou IPI;
• NFS-e: substitui a Declaração de Serviço no município onde a empresa está instalada e implica no recolhimento de ISS (Imposto Sobre Serviços);
• CT-e: substitui o Conhecimento de Transporte e outros (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27), um documento utilizado pelas transportadoras com todos os dados sobre remetente, destinatário, mercadoria transportada, preço do frete e impostos sobre este, e que praticamente pode ser considerado como a “nota fiscal” do transporte.

Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica

As vantagens da implementação da NF-e são muitas, tanto para empresas quanto para o governo, dentre elas destacam-se:

• Redução dos custos com impressos e impressões;
• Redução dos custos com armazenamento de documentos;
• Diminuição do impacto ambiental enquanto se diminui a fabricação de papel;
• Menor tempo de parada de caminhões nas estradas e nas fronteiras graças à facilidade de fiscalização;
• Incentivo ao uso de novas tecnologias e do comércio eletrônico;
• Aumento da credibilidade dos documentos fiscais;
• Controle fiscal ampliado com rapidez e agilidade na troca de informações entre os fiscos;

As mudanças que a NF-e traz

Até bem pouco tempo atrás, era preciso perder muito tempo para digitar e conferir as Notas Fiscais nas empresas. Com a emissão da Nota Fiscal Eletrônica esse processo ficou muito mais ágil e fácil.

É importante salientar que as informações sobre todas as operações da empresa ficam disponíveis no Site da Receita Federal por até 6 meses, e podem ser consultados pela internet sempre que for preciso. Para isto, basta informar a chave de acesso, que é gerada automaticamente logo que a NF-e é emitida.

E você, já está pronto para encarar a modernidade e emitir Notas Fiscais Eletrônicas? Compartilhe suas dúvidas e experiências conosco nos comentários!

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