O controle de estoque virou um problema e você não sabe por onde começar? Sem estresse… a gente reuniu os principais pontos que você precisa saber pra colocar a casa em ordem.
Quando o estoque começa a crescer em ritmo acelerado junto com as vendas e as necessidades de reposição, o descontrole pode virar uma bola de neve difícil de resolver.
Acontece que muitos gestores acabam deixando essa parte um pouco de lado, por conta da rotina diária sempre tão exigente. Como não é possível estar em todos os lugares ao mesmo tempo, é comum que o controle de estoque acabe ficando pra depois.
Só que esse setor da sua empresa é um ponto crítico para o seu próprio desempenho e está diretamente ligado ao sucesso das vendas – mesmo que o negócio ainda seja pequeno ou que você esteja apenas começando.
Mas não é hora de pânico. Nada melhor do que entender mais sobre a importância do controle de estoque e como começar a lidar com ele.
Objetivo do controle de estoque
O objetivo básico do controle de estoque é informar a quantidade disponível de cada produto disponível na sua empresa. Isso inclui matéria-prima e mercadorias.
Só que não basta fazer o controle físico de todos os itens. Você também precisa ter o controle financeiro do estoque.
Afinal, o estoque não é simplesmente um local onde tudo fica armazenado. Tudo o que está ali representa dinheiro. Custou alguma quantia pra ser adquirido ou pode gerar receita para a empresa.
Por onde começar
Se você pretende organizar tudo e começar a fazer o controle de estoque como ele deve ser, então aqui estão as funções básicas que precisa saber:
1. Registre tudo. Tudo mesmo.
Crie uma ficha cadastral para cada item do estoque, seja mercadoria, matéria-prima ou insumo. Nela, anote todas as entradas e saídas, com atenção especial para:
- Código do item;
- Descrição do item;
- Data de aquisição;
- Data da venda;
- Preço de aquisição;
- Preço de venda;
Se você já estiver usando um sistema de gestão, essa tarefa fica bem mais simples. Basta inserir as primeiras informações sobre cada item. Depois disso, dia após dia, o próprio sistema atualiza todos os dados automaticamente de acordo com os novos lançamentos.
2. Confira se o que existe no estoque bate com os seus registros
Já pensou se a ficha cadastral do produto diz que você tem uma peça em estoque mas, ao sair pra pegá-la, ela simplesmente não existe? Nesse caso, sua empresa acaba de perder uma venda.
É preciso checar os itens do estoque regularmente pra evitar esse tipo de erro. Como se trata de uma tarefa que exige tempo e concentração, você pode fazer o inventário rotativo de estoque. Usando esse método, você ou o sistema de gestão podem “sortear” itens aleatoriamente pra checar por dia até que tudo esteja em ordem.
3. Nunca deixe um registro pra depois
Se não fizer assim, é bem provável que acabe esquecendo. Pra eliminar esse tipo de erro, crie rotinas claras para o lançamento de itens no sistema ou na planilha que estiver usando.
Conheça os 3 melhores métodos para gestão de estoque
A melhor maneira de começar (e manter) um bom controle de estoque é lançar as novas aquisições, uso de matéria-prima ou venda de mercadorias logo no momento em que elas ocorrem.
Outra dica importante: envolva a sua equipe nesse processo. De nada adianta investir em um sistema de gestão para controle de estoque que ninguém tem interesse em aproveitar da melhor forma.
4. Organize o espaço físico
Como dissemos lá no começo deste artigo, o estoque não é um mero lugar onde as mercadorias ficam guardadas. É preciso uma boa organização pra que não seja difícil encontrá-las quando você precisar.
Além disso, um espaço bem organizado é capaz de evitar o investimento em uma infraestrutura maior se você não precisar realmente disso.
5. Programe as compras
Esteja alerta para a necessidade de realizar novas compras. Você pode criar um calendário com o planejamento de aquisição para cada item. Se já estiver usando um sistema de gestão, verifique se este possui a funcionalidade de emitir alertas quando estiver na hora de repor o estoque.
Estoque de segurança: o que é?
Já ouviu falar em estoque de segurança? Resumindo, significa o estoque mínimo e econômico, que seja capaz de assegurar uma venda caso o fornecedor atrase a entrega ou uma demanda inesperada aconteça.
Como não é possível calcular isso com exatidão, o estoque de segurança é uma previsão mínima de itens que você precisa ter estocados caso um cliente procure por eles.
Essa tática funciona muito bem para os seus produtos mais procurados. Por isso, vale à pena garantir uma quantidade extra deles no estoque. Como disse Pedro Janot, ex-presidente da Zara no Brasil:
“Não perca de vista os 20% dos produtos que representam 80% da sua venda.“
O que eu ganho fazendo o controle de estoque?
Você ganha muito – e evita incontáveis prejuízos. Vejamos alguns dos principais ganhos para sua empresa quando você tem um bom controle de estoque:
- Otimização dos investimentos;
- Mais informações sobre sua força de vendas;
- Maior precisão a respeito das demandas dos seus consumidores;
- Estimativas de compra mais acertadas (sem desperdícios);
- Condições de obter melhores preços com fornecedores (pois você não está correndo desesperadamente atrás de um item que acabou);
- Economia nos custos com fretes (por causa do item acima, você não tem tanta pressa em receber a mercadoria e pode negociar melhor);
Bem, agora que você conheceu o básico sobre controle de estoque, te convidamos a se aprofundar no assunto lendo este artigo: 8 dicas para fazer um controle de estoque eficiente
Esperamos que tenha gostado das dicas pra começar a controlar o seu estoque do jeito mais simples e correto. Mas, se ficou com alguma dúvida ou quer conversar mais sobre o assunto, não deixe de comentar!
Abraços da Equipe SB e até a próxima!
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